REGLAMENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE FELICA
INTRODUCCIÓN
Como toda organización del sector solidario, LOS FONDOS DE EMPLEADOS requieren dentro de su estructura la conformación y organización de un órgano de administración permanente sujeto a la Asamblea General de asociados, como es LA JUNTA DIRECTIVA, el cual sin perjuicio de la permanente inspección y vigilancia ejercida por el Estado sobre estas entidades, a su interior deben contar con organismo administrativo responsable de la dirección general de todas las negociaciones y operaciones que realice la entidad, garantizando con ello la participación democrática de todos los asociados y el respeto y cumplimiento de las normas legales, los estatutos y los reglamentos de la organización.
Es por ello que el presente reglamento tiene por objeto establecer las normas que hacia el futuro regirán las políticas, estructura, funcionamiento, procedimientos y requisitos que regularan LA JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE LA INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA – “FELICA”
Por lo tanto los actuales miembros de la JUNTA DIRECTIVA del FONDO DE EMPLEADOS DE LA INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA “FELICA” en ejercicio de las facultades conferidas por la Ley y los Estatutos, en especial las contenidas en los artículos 57° a 60° de los Estatutos del FELICA, donde se consagra dentro de las facultades y atribuciones de la Junta Directiva, la de dictarse su propio reglamento:
RESUELVE:
Reglamentar la JUNTA DIRECTIVA DE FONDO DE EMPLEADOS DE LA INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA - FELICA
Adoptar el presente reglamento de funcionamiento de la JUNTA DIRECTIVA DE FELICA, al cual se someterá en adelante sus integrantes, cuyas disposiciones son las siguientes:
CAPITULO I
COMPOSICIÓN, INSTALACIÓN, SEDE Y CONVOCATORIA
ARTICULO 1º. COMPOSICIÓN. La Junta Directiva estará integrada por cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea General para períodos de dos (2) años. Los suplentes de la Junta Directiva reemplazarán al respectivo miembro principal en las faltas temporales o absolutas en el mismo orden en el que fueron elegidos.
ARTICULO 2º. Los miembros de la Junta Directiva podrán ser reelegidos, o removidos por la Asamblea General en cualquier momento. Los miembros de Junta Directiva no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante la Superintendencia, la inscripción ante la cámara de comercio o quien haga sus veces tiene efectos simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por la Asamblea, el cual se erige como acto constitutivo. Lo anterior siempre y cuando la elección cumpla con los requisitos previstos en la ley y los estatutos.
ARTICULO 3º. REMOCIÓN. Los miembros de la Junta Directiva serán removidos de su cargo por las siguientes causales:
1. Realizar actos de disposición excediendo las facultades establecidas por la ley, los estatutos o reglamentos, u omitir el cumplimiento de sus funciones.
2. Por la comisión y emisión de actos contrarios a la designación de la cual estén investidos.
3. Por perder la calidad de Asociado.
4. Por no asistir a tres (3) sesiones continuas o cinco (5) discontinuas de la Junta Directiva sin causa justificada a juicio de este mismo organismo.
PARÁGRAFO: La remoción de los miembros de la Junta Directiva, corresponderá decretarla a esta, previa comprobación de la causal, salvo la señalada en los numerales 1 y 2, cuya decisión será exclusivamente competencia de la Asamblea General.
ARTICULO 4º. INSTALACIÓN. La Junta Directiva se instalará por derecho propio con posterioridad a su elección efectuada por la Asamblea General.
ARTICULO 5º. LUGAR DE REUNIÓN. La Junta Directiva por regla general sesionará en las oficinas principales del Fondo de Empleados, salvo que por acuerdo previo de sus miembros claramente establecido, y en forma ocasional, decidan reunirse en lugar diferente.
ARTICULO 6º. CITACIÓN. La Junta Directiva sesionará con la asistencia de sus miembros principales y suplentes, los primeros actuarán con voz y voto los segundos con voz pero sin voto, todos los miembros de la Junta Directiva, serán citados previamente.
A las sesiones de Junta Directiva deberá concurrir el Gerente, el Revisor Fiscal y los invitados que la Junta o gerencia determinen.
ARTICULO 7º. CALENDARIO REUNIONES. Al instalarse, la Junta Directiva acordará el calendario de reuniones ordinarias fijas con su horario, para el respectivo período y el cual establecerá como mínimo una reunión mensual.
Adoptando éste, la secretaria lo entregará por escrito a cada miembro para su seguimiento, sin perjuicio de que se produzcan las citaciones previas a cada reunión.
Por razones ampliamente justificadas, la Junta Directiva podrá alterar parcialmente el calendario y horario de reuniones ordinarias, dicha determinación se notificará a los interesados por lo menos con veinticuatro (24) horas de anticipación a la fecha y hora previstas inicialmente, tal verificación se podrá hacer siempre y cuando no se suprima la reunión prevista.
La Junta Directiva se reunirá extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan.
ARTICULO 8º. CONVOCATORIA. La convocatoria para sesiones ordinarias será hecha por el Presidente de la Junta Directiva o en su defecto por la Gerente, indicando día, hora y sitio de la reunión.
La convocatoria a las sesiones extraordinarias las podrá hacer el presidente de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal o en su defecto el Gerente, esta convocatoria deberá efectuarse y notificarse con una antelación no menor de setenta y dos (72) horas y con indicación del temario objeto a la sesión, sin que ésta pueda ocuparse de otros temas diferentes al temario del llamado extraordinario y con aprobación los directivos presente en la misma.
CAPITULO II
JUNTA DIRECTIVA, FUNCIONES, SECRETARIADO, COMITÉS ESPECIALES
ARTICULO 9º. CONDICIONES PARA SER ELEGIDO MIEMBRO DE LA JUNTA DIRECTIVA. Para ser elegido miembro de la Junta Directiva, además de la capacidad, actitudes personales, el conocimiento, la integridad ética y la destreza, se requiere:
1. Ser asociado hábil.
2. Tener como mínimo una antigüedad de seis (6) meses como asociado del Fondo.
3. Acreditar experiencia o formación debidamente certificada en economía solidaria o comprometerse a adquirirla.
4. No haber sido sancionado durante los dos (2) años anteriores por “FELICA” o la entidad gubernamental que ejerza el control, inspección y vigilancia de los Fondos de Empleados.
5. Manifestar ante la Asamblea en la cual se produce su elección la aceptación expresa del cargo bien sea de manera presencial o mediante comunicación escrita que será leída por la mesa directiva.
ARTICULO 10º. DESIGNACIONES. Instalada la Junta Directiva, designarán entre sus miembros principales, un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario y dos vocales.
El Vicepresidente será elegido en la misma sesión en que se elija al presidente y reemplazará a éste en sus ausencias temporales o definitivas, durante las cuales ejercerá las funciones previstas en el artículo siguiente.
PARÁGRAFO. La Junta Directiva cuando lo estime conveniente, en cualquier momento, puede cambiar sus dignatarios.
ARTICULO 11º. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA.
Son funciones del Presidente:
1. Presidir y ordenar las sesiones de la Junta y todos los actos solemnes de FELICA
2. Suscribir con el Secretario los Acuerdos, Resoluciones y Actas de la Junta Directiva.
3. Cumplir y hacer cumplir el reglamento.
4. Hacer que los Directivos concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y vigilar o controlar, con el concurso del secretario el registro que se lleve para comprobar la asistencia.
5. Proponer los nombres de la persona para integrar los comités establecidos en los estatutos o creados por la Asamblea General o la Junta Directiva, así mismo coordinar la integración de las comisiones especiales que fueren necesarias.
6. Dirigir el debate interno de las sesiones de la Junta Directiva e impedir que se aparte de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad.
7. Requerir los Comités y Comisiones designadas para que presenten los informes de las tareas que se les hayan encomendado.
8. En general, ejercer las demás atribuciones que le asigne la Junta Directiva o los Reglamentos.
ARTICULO 12º. DESIGNACIÓN DEL SECRETARIO DE JUNTA DIRECTIVA. El secretario de la Junta Directiva será elegido de su seno. Corresponde a la Junta Directiva autorizarle a su secretario, el uso de los medios o instrumentos auxiliares que requiera para desempeñar su labor, tales como auxiliares, instrumentos de grabación o similares. En todo caso, corresponde al Secretario, garantizar el máximo de prudencia y cuidado en el uso de los auxiliares o medios para el desempeño de su trabajo.
ARTICULO 13º. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario:
1. Tramitar la convocatoria a sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar.
2. Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos.
3. Firmar las Actas, los acuerdos, las resoluciones, junto con el Presidente y dar fe de los mismos.
4. Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y otros documentos que deben ser conocidos y considerados por la Junta Directiva.
5. Enviar al organismo correspondiente, los informes, actas y documentos que sean pertinentes.
6. Colaborar con el Presidente de la Junta Directiva en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por éste último como consecuencia de las labores de la Junta Directiva.
7. Enviar la documentación que se acuerde, a todos los directivos y demás asistentes de las mismas.
ARTICULO 14º. COMISIONES. Independiente de elegir los Comités Estatutarios, la Junta Directiva para el mejor cumplimiento de sus funciones, podrá integrar Comisiones permanentes o transitorias que se encarguen del estudio de asuntos específicos.
Los informes de las comisiones deberán ser presentados por escrito.
CAPITULO III
FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
ARTICULO 15º. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. La Junta Directiva de conformidad con lo previsto en el artículo 60 de los estatutos del FELICA tendrá las siguientes funciones:
1. Nombrar sus dignatarios presidente, vicepresidente y secretario.
2. Establecer la planta de personal y los niveles de remuneración.
3. Presentar a la Asamblea General un informe anual de actividades con su respectivo balance.
4. Elaborar los reglamentos internos.
5. Fijar la cuantía de las fianzas que deben constituir el Gerente, el Tesorero, y demás empleados que a su juicio deban garantizar su manejo exigiendo su otorgamiento y haciéndolas efectivas llegado el caso.
6. Convocar a Asamblea General, elaborar orden del día y preparar el reglamento de debates.
7. Adoptar las políticas generales y particulares aprobadas por la Asamblea General.
8. Expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la organización y dirección del Fondo y el cabal logro de sus fines.
9. Nombrar y remover al Gerente y fijarle su remuneración.
10. Autorizar en cada caso al Gerente para realizar operaciones cuya cuantía exceda de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
11. Decidir sobre el ingreso, retiro, suspensión o exclusión de los asociados y sobre el traspaso y devolución de aportes.
12. Examinar y aprobar en primera instancia las cuentas, el balance y el proyecto de distribución de excedentes que debe presentar el Gerente acompañado de un informe explicativo y presentarlos a la Asamblea General para su aprobación.
13. Estudiar y proponer a la Asamblea General, las modificaciones o reformas de los estatutos.
14. Aprobar, no aprobar o modificar el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones y el plan de actividades.
15. Aprobar y reglamentar la creación de sucursales, y agencias.
16. Organizar los diferentes comités especiales y designar los miembros de los mismos.
17. Fijar las políticas crediticias y financieras del Fondo de Empleados.
18. Aprobar los convenios de patrocinio que se celebran con la Empresa que generó el vínculo de asociación.
19. En general ejercer todas aquellas funciones que correspondan como órgano permanente de dirección y administración de la Entidad y no asignada expresamente a la Asamblea General o al Gerente.
CAPITULO IV
DE LAS SESIONES
ARTICULO 16º. SESIONES. De conformidad con lo establecido con este reglamento, las sesiones de la Junta Directiva serán presididas por el Presidente o el Vicepresidente, a falta de éstos la presidirá un miembro principal.
Las Sesiones serán de dos (2) clases:
Ordinarias y Extraordinarias: Las Ordinarias son aquellas que se ocupan de desarrollar las funciones de la Junta Directiva en forma normal y periódica, conforme el calendario que para el efecto se adopte. Las Extraordinarias, son aquellas que se efectúan para tratar asuntos de extrema urgencia o gravedad, que no permiten esperar su estudio y consideración en reunión ordinaria.
ARTICULO 17º. QUÓRUM. Constituye quórum para deliberar y tomar decisiones válidas, la asistencia de por lo menos tres (3) miembros principales o suplentes numéricos cuando los principales faltaren, en caso que el principal llegue después de iniciada la reunión el suplente correspondiente sólo lo reemplazará hasta cuando se decida sobre el punto tratado en el momento de la llegada del miembro principal.
ARTICULO 18º. DECISIONES. Las decisiones de la Junta Directiva por regla general se adoptarán por mayoría de los asistentes. Cuando la decisión se adopte con el mínimo del quórum deliberatorio, ésta necesariamente, tendrá que ser unánime.
Lo resuelto regirá a partir del momento en que se adopte la decisión, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior. Cuando sea necesario y por solicitud de algunos de sus miembros, se decidirá sobre la adopción del voto secreto.
La Gerente y el Revisor Fiscal tendrán voz pero no voto dentro de sus deliberaciones.
ARTICULO 19º. ORDEN DEL DIA. Al iniciar la sesión, el Presidente someterá a consideración el orden del día, una vez aprobado, la reunión deberá acogerse a él rigurosamente, sólo por razones ampliamente justificables y con la aprobación unánime de los miembros principales, podrá ser alterado o suprimido alguno de los puntos anteriores.
ARTICULO 20º. DELIBERACIONES. En las deliberaciones de la Junta Directiva participarán los miembros principales o en ausencia de estos los suplentes, y se procurará que las decisiones se tomen en consenso, sin embargo, en razón de la necesidad de agilizar el debate o introducirle orden al mismo, el Presidente podrá limitar las intervenciones de los miembros.
En todo caso, solo votarán y aprobarán las decisiones los miembros principales o el suplente numérico en caso de ausencia de éste.
ARTICULO 21º. INTERVENCIONES. Las intervenciones de los asistentes a las sesiones ordinarias o extraordinarias, deberán concentrarse a los asuntos que se estén discutiendo. La sesión se regirá por los procedimientos y técnicas del debate usualmente aceptadas y garantizando la participación democrática de los miembros. El Revisor Fiscal, el Comité de Control Social y el Gerente, tendrá voz pero no voto en las deliberaciones.
ARTICULO 22º. PRESENTACIÓN DE PROYECTOS. Los directivos están en facultad de presentar proyectos, programas e iniciativas específicas a consideración de la Junta, pero no serán estudiadas en la misma sesión en que se presenten, exceptuando las proposiciones que hagan referencia con algún punto del orden del día. Corresponde al presidente en estos eventos, designar una comisión especial para que la estudie o solicitarle al Gerente su consideración y concepto a fin de que se evalúe y considere detenidamente en la sesión siguiente o en aquella que a juicio de la presidencia sea pertinente.
ARTICULO 23º. RESERVA DE LOS ASUNTOS TRATADOS. Los miembros de la Junta Directiva, el Secretario y las demás personas que asistan a la reunión, están obligadas a guardar discreción sobre los asuntos que sean tratados en dichas reuniones.
ARTICULO 24º. ACUERDO Y RESOLUCIONES. Las decisiones de la Junta Directiva, se expresan en Acuerdos, Resoluciones y otras disposiciones. Los Acuerdos serán decisiones de carácter general, con vigencia permanente y versarán sobre reglamentaciones fundamentales de FELICA, serán discutidos en dos (2) debates, celebrados en fechas diferentes.
Las Resoluciones corresponden a decisiones particulares y por medio de ellas se desarrollarán y reglamentarán los Acuerdos, serán discutidos y aprobadas en un solo debate.
Los Acuerdos y Resoluciones serán presentados formalmente y redactados de conformidad con las normas legales y estatutarias vigentes, técnicas jurídicas legalmente aceptadas.
Las demás decisiones que correspondan al giro normal de las operaciones del Fondo, no tendrán las formalidades anteriores y bastara con que ellas aparezcan registradas en Actas de la Junta.
Las Resoluciones y acuerdos adoptados serán comunicados a los asociados mediante su fijación en sitios de las oficinas del Fondo.
ARTICULO 25º. ACTAS. Las actas de las reuniones, que redactará el Secretario contendrán por lo menos los siguientes puntos:
1. Lugar, fecha y hora de sesión
2. Conformación del quórum
3. Nombres y apellidos de los Directivos asistentes y no asistentes y de las demás personas que concurran a la reunión.
4. Registro de las correspondientes excusas.
5. Relación clara y sucinta de todos los aspectos tratados, de las constancias y proposiciones presentadas y la forma como fueron evacuadas.
6. Decisiones aprobadas, con los votos a favor, en contra o en blanco, con su texto literal cuando se trate de acuerdos y resoluciones especiales.
7. Hora de clausura de la sesión.
PARÁGRAFO. Las Actas serán firmadas por el presidente y secretario de la sesión en que fueron consideradas y aprobadas.
CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 26º. PRESENTACIÓN DE EXCUSA POR NO ASISTENCIA. Por regla general, el miembro principal de la Junta Directiva que no pueda concurrir, deberá informar con la debida anticipación al secretario o al Gerente explicando las razones que lo asisten.
Cuando sobrevengan hechos intempestivos o de fuerza mayor, que impidan presentar anticipadamente la excusa, Esta deberá presentarse en la sesión siguiente para su consideración.
ARTICULO 27º. COMITÉS. Los Comités especiales establecidos en los Estatutos o creados por decisión de la Asamblea General o de la Junta Directiva, aplicarán en lo pertinente, para sus deliberaciones, las normas contenidas en el presente reglamento.
ARTICULO 28º. MATERIAS NO REGULADAS. Las materias y situaciones no reguladas en el presente reglamento, así como las dudas de interpretación, serán resueltas por la Junta Directiva con el voto favorable de por la menos las dos terceras partes (2/3) de los asistentes.
ARTICULO 29º. INCOMPATIBILIDADES:
1. Todo miembro de la Junta Directiva que renuncie a su posición así sea transitoriamente, no podrá volver a éste organismo por el resto del periodo.
2. Los miembros de la Junta Directiva, no podrán votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad.
3. Los miembros de la Junta Directiva, no podrán entrar a contratar comercialmente directa ni indirectamente ni tener vínculo laboral con el Fondo de Empleados.
ARTICULO 29º. PROHIBICIONES: Sin perjuicio de lo consagrado en el estatuto, los administradores se abstendrán, entre otras, de realizar las siguientes conductas:
1. Concentrar el riesgo de los activos por encima de los límites legales.
2. Celebrar o ejecutar, en cualquier tiempo, contravención a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias; operaciones con los directivos o con las personas relacionadas o vinculadas con ellos, por encima de los límites legales.
3. Invertir en sociedades o asociaciones en las cuantías o porcentajes no autorizados por la ley.
4. Facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como propósito o efecto la evasión fiscal.
5. No suministrar la información razonable o adecuada que a juicio de la Superintendencia de la Economía Solidaria deba entregarse al público, a los usuarios o a los clientes de las entidades vigiladas para que éstos puedan tomar decisiones debidamente informadas y puedan conocer cabalmente el alcance de sus derechos y obligaciones en las relaciones contractuales que los vinculan o puedan llegar a vincular con aquellas.
6. No llevar la contabilidad según las normas aplicables, o llevarla en tal forma que impida conocer oportunamente la situación patrimonial o de las operaciones que realiza, o remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria información contable falsa, engañosa o inexacta.
7. Obstruir las actuaciones de vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, o no colaborar con las mismas.
8. Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva.
9. Incumplir o retardar el cumplimiento de las instrucciones, requerimientos u órdenes que señale la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las materias que de acuerdo con la ley son de su competencia.
10. En general, incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga, o incurrir en las prohibiciones, impedimentos o inhabilidades relativas al ejercicio de sus actividades.
11. Igualmente, conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 13 de la Ley 454 de 1998, está prohibido adelantar actividades o acuerdos que permitan conceder ventajas económicas que beneficien a una porción de asociados, ya sea de manera directa o indirecta por conducto de sociedades o personas mercantiles en donde exista interés por parte de asociados de las organizaciones solidarias.
12. Así mismo, a los administradores no les está permitido otorgar o conferir beneficios económicos a los fundadores y promotores, como tampoco provechos o ganancias a una porción de asociados, independientemente de su importancia o de la magnitud de sus aportes sociales.
13. A los administradores también les está prohibido recibir porcentajes, comisiones, prebendas, ventajas, privilegios o similares que afecten al Fondo, el objeto social de la organización o a los propios asociados.
ARTICULO 30º. RESPONSABILIDAD. Los miembros de la Junta Directiva serán responsables solidaria y personalmente por violación de la Ley, Estatutos o Reglamento. Serán eximidos de su responsabilidad mediante la prueba de no haber participado en la reunión o de haber salvado su voto expresamente y haber presentado tal irregularidad ante la autoridad competente.
Los suplentes de los órganos de administración tienen una mera expectativa de reemplazar a los miembros principales en sus faltas temporales o absolutas. Sin embargo, existen actuaciones de quienes ostentan la calidad de suplentes, sin estar en ejercicio del cargo en reemplazo de los principales, en la que su participación contribuye a la toma de decisiones en desarrollo de las políticas y directrices del Fondo. Es por ello que tales administradores no están exentos de la aplicación del régimen de responsabilidad, pues si se prueba su intervención, participación o el simple conocimiento del asunto origen del perjuicio causado y reclamado a la entidad, sin que hayan expresado su inconformidad y oposición, los hará igualmente responsables en los mismos términos de quien adopta la decisión.
ARTICULO 32º. DISPOSICIONES FINALES:
1. Ninguna decisión de la Junta Directiva tendrá aplicación mientras no conste en acta levantada en los términos técnicos requeridos.
2. La Junta Directiva podrá solicitar las respectivas asesorías cuando lo estime conveniente, tratando que estas lo orienten al mejor desarrollo de sus funciones.
3. Los miembros de la Junta Directiva podrán autorizar la participación de otras personas distintas, en sus reuniones con el carácter de invitados u observadores los que tendrán voz pero no voto en sus deliberaciones.
4. Las recomendaciones y conceptos deben estar soportadas en investigaciones, estudios y análisis de pruebas o hechos reales.
ARTICULO 33º. CODIGO DE BUEN GOBIERNO:
El presente documento constituye el Código de Buen Gobierno de FELICA, el cual integra los principios, valores y prácticas con base en los cuales la organización preserva la ética empresarial, administra sus asuntos, reconoce y respeta los derechos de los asociados, garantiza la transparencia de su gestión y divulga la información que deba ser conocida por los asociados, usuarios y el público en general.
Las prácticas de gobierno descritas en este código complementan lo establecido en los estatutos del Fondo y definen el marco de actuación para asociados, delegados, Junta Directiva, ejecutivos y colaboradores.
Cuando en este código se citen leyes, decretos, resoluciones y otras normas, se entiende que en el futuro se aplicarán las modificaciones, adiciones o sustituciones que se hagan a éstas.
FELICA es un Fondo de Empleados, sometido al control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Para todos los efectos, su condición de empresa de Economía Solidaria establece sus principios y su orientación social, y la enmarca en el cumplimiento de lo dispuesto en la ley para este tipo de empresas y las actuaciones de sus directivos se guiarán por el siguiente código de buen gobierno:
1. Mecanismos de evaluación y control de la actividad de los administradores y directores.
a) Control Social: El Comité de Control Social es el órgano encargado de ejercer permanentemente el control social interno y técnico dentro de la organización, cuyas funciones deberán ser ejercidas de forma autónoma e independiente, con fundamento en el principio solidario previsto en el Artículo 4o. de la Ley 454 de 1998, para lo cual deberá tener pleno conocimiento de la normatividad externa e interna vigente que rige para la correcta administración, control y funcionamiento de la entidad, velando porque sus actividades no se desvíen del cumplimiento del objeto social y de los principios cooperativos. El Autocontrol ejercido por El Comité de Control Social hace referencia al control social, es decir:
1. Al control de los resultados sociales: si se está cumpliendo con el objeto social consagrado en los estatutos de manera eficaz y eficiente.
2. Al de los procedimientos para el logro de dichos resultados
3. A los Derechos y Obligaciones de los asociados
b) Revisoría Fiscal: Cumple con las funciones previstas en el Libro Segundo, Título I, Capítulo VIII del Código de Comercio y se sujeta a lo allí dispuesto, sin perjuicio de lo prescrito por otras normas de la Superintendencia de la Economía Solidaria, los estatutos del Fondo y la Asamblea General , en cuanto resulte compatible con sus obligaciones legales.
c) Calificación por parte de firmas externas: Voluntariamente el Fondo podrá contratar con firmas externas de reconocida solvencia técnica, la calificación de su solidez financiera.
2. Mecanismos de prevención, manejo y divulgación de los conflictos de interés con asociados, organismos de dirección y control, administradores y colaboradores.
Los Administradores deberán prevenir conflictos de interés e incompatibilidades de los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva y del Comité de Control Social, el Revisor Fiscal en ejercicio y los trabajadores, en especial los contenidos en el artículo 61 de la Ley 454 de 1998.
Dentro del giro normal de los negocios, los directores (administradores), representantes legales, revisores fiscales y en general todo empleado con acceso a información privilegiada tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés.
3. Mecanismos que permiten la identificación y divulgación de los principales riesgos del Fondo.
Como premisa fundamental para enfrentar los riesgos asociados a los negocios, en especial aquellos que afectan directamente el normal desarrollo de las funciones de intermediación financiera y la inversión de los ahorros y el patrimonio de los asociados, el Fondo desarrollará y actualizará permanentemente políticas, procesos y procedimientos que tengan como objetivo atenuar o disminuir la exposición de los activos de la empresa y garantizar el cabal cumplimiento para con los asociados y terceros.
La Junta Directiva ha definido los lineamientos básicos de la suscripción de negocios y la capacidad de asumir riesgos en sus reglamentos de servicios y beneficios. Todas estas políticas se documentarán en los principales procesos y funciones para ponerlos a disposición de todos los colaboradores del Fondo, que describen y delimitan con claridad el accionar de quienes tienen la delegación para autorizar las diferentes operaciones, así como los procesos de atención de quejas y reclamos de los asociados.
La Junta Directiva, define las políticas de inversión, reglamenta los límites de negociación y de Valor en Riesgo, evalúa la Cartera de Crédito cuantitativa y cualitativamente, y recibe el informe que rinden los respectivos comités de administración de riesgo de crédito y de liquidez.
De forma sistemática se han revisado las políticas, riesgos en materia de intermediación financiera, especialmente de crédito y liquidez, la funcionalidad humana y tecnológica del Fondo y la adecuada fluidez de esas políticas y los procedimientos a través de todos los niveles de la organización. Igualmente se han tomado las medidas necesarias para mantener una correcta división de funciones que permita generar un adecuado ambiente de control interno y una revisión de la gestión por parte de la Junta Directiva hacia la administración.
4. Mecanismos que aseguran la transparencia en la elección del Revisor Fiscal.
El Revisor Fiscal es elegido libremente por la Asamblea General para períodos de dos año, pudiendo ser reelegido.
En cumplimiento de lo señalado por la ley, las personas naturales que cumplen esta función son totalmente independientes a la organización y no poseen vínculo laboral con ella o relación de subordinación con la administración de la misma.
5. Información del Revisor Fiscal acerca de los hallazgos relevantes.
El Revisor Fiscal, que en ejercicio de sus funciones encuentre hallazgos relevantes, envía Cartas y/o informes de Recomendación o de Control a la Gerencia del Fondo y a los responsables de las áreas directamente relacionadas con los temas que se aborden para que se tomen las medidas pertinentes. Adicionalmente presenta un informe a la Junta Directiva, a partir del cual la administración debe comentar las acciones que ha tomado frente a las observaciones de control realizadas. El Revisor Fiscal presenta un dictamen anual ante la Asamblea General, en el que incluye los hallazgos relevantes para que los asociados cuenten con información necesaria que les permita tomar decisiones.
6. Mecanismos que garantizan la implementación de sistemas de control interno.
El control interno es el proceso realizado por la Junta Directiva, los administradores y demás colaboradores, diseñado para proporcionar seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos, en la efectividad y eficiencia de las operaciones, en la suficiencia y confiabilidad de la información financiera y contable, y en el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y procedimientos operativos diseñados.
7. Mecanismos específicos que aseguran un tratamiento equitativo a los asociados.
Todo asociado hábil tiene derecho a concurrir a la asamblea y en ella tendrá voz y voto. De acuerdo con las disposiciones vigentes si no puede asistir podrá hacerse representar de otro asociado hábil. Los asociados también tienen derecho a asistir a reuniones informativas que periódicamente la administración programe para informar sobre la gestión del Fondo. Todos los asociados adquieren las mismas obligaciones dentro del marco establecido por la Constitución Política, la ley y los estatutos, y se garantiza el libre ejercicio de sus derechos en las mismas condiciones que los demás.
8. Cumplimiento de las normas sobre buen gobierno.
El Fondo velará por el cumplimiento de las normas establecidas en este código.
Para estos efectos, los asociados podrán dirigir sus comunicaciones relacionadas con el incumplimiento de dichas normas a la Junta Directiva, a través de la Secretaría de la misma. Si los asuntos de la referencia se relacionan exclusivamente con el control social del Fondo, dichas comunicaciones deberán remitirse al Comité de Control Social, por intermedio de su Presidente. En todo caso, los temas relativos al control social deberán ser conocidos por la Junta Directiva y la administración.
9. Criterios y procedimientos de designación y responsabilidades de los representantes legales y colaboradores.
La Junta Directiva realiza el nombramiento del Gerente, fija su remuneración, señala sus funciones y lo remueve libremente.
Las funciones de la Gerencia o de quien haga sus veces están señaladas en los Estatutos.
El Gerente suplente podrá ejercer la representación legal del Fondo previo nombramiento de la Junta Directiva. Para efectos de la representación legal judicial, podrán tener igualmente la calidad de representantes legales los funcionarios que mediante resolución indique la Junta Directiva.
En su calidad de administradores, los Representantes Legales están sujetos al cumplimiento de la ley, el estatuto de la entidad y sus reglamentos, los deberes y prohibiciones que consagra expresamente Código de Comercio y la Circular Básica Jurídica emanada de la Supersolidaria, la normatividad vigente para organizaciones de economía solidaria.
Criterios de selección de personal: El Fondo en su proceso de selección de personal realizado a través de la Gerencia, con la orientación, seguimiento y participación de la Junta Directiva, vincula, conserva y promueve el desarrollo de personas que presenten condiciones laborales y humanas congruentes con los requerimientos de la empresa y de la filosofía solidaria. Personas que sean honestas, cuyas conductas se ajusten a todas las normas y disposiciones legales, que traten con respeto tanto a los colaboradores como a los asociados, que busquen constantemente otorgar calidad en el servicio, y que persigan la integración de voluntades para lograr un propósito común, cual es, hacer de FELICA una empresa dinámica, líder en el sector solidario y comprometida con su responsabilidad social.
10. Criterios de selección de los principales proveedores de bienes y servicios.
La selección de los principales proveedores de insumos, materias primas, bienes y servicios de FELICA se hace teniendo en cuenta su origen empresarial, capacidad técnica, operativa, financiera y su solvencia moral. El estudio del precio, la trayectoria en el mercado, la experiencia y la garantía de los productos y servicios ofrecidos complementan el análisis por parte de la entidad. No pueden ser proveedores de FELICA las siguientes personas:
a) Quienes hayan dado lugar a la resolución de un contrato por incumplimiento de su parte.
b) A quienes se les haya hecho efectiva la póliza de responsabilidad civil por incumplimiento contractual.
c) A quienes se les haya decretado la caducidad administrativa
d) Quienes hayan cometido fraudes contra entidades crediticias.
e) Quienes tengan procesos penales pendientes o hayan sido condenados a pena privativa de la libertad.
f) Quienes se hayan vinculado contractualmente con FELICA y hayan cumplido tardíamente o en forma defectuosa sus obligaciones.
11. Criterios, políticas y procedimientos aplicables a la transparencia de la información que deba ser suministrada a los asociados, usuarios y público en general.
FELICA, como entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, cumple las obligaciones en materia de información, previstas en la Circular Básica Contable y Financiera, referentes a información periódica, de fin de ejercicio, previa y posterior a la celebración de la Asamblea General.
A todos los asociados que asisten tanto a las Asambleas, se les hace entrega de la información del respectivo período.
El Fondo publica medios de comunicación permanentes y tiene página web con la que busca difundir información institucional e impulsar nuevos medios de acceso para los asociados, usuarios y el público en general.
12. Mecanismos para la solicitud de información y manejo de inquietudes.
Dada la naturaleza solidaria del Fondo y el fiel cumplimiento de los principios y valores que rigen al sector, los asociados y usuarios de FELICA pueden acudir directamente a la gerencia en la Oficina Central, ubicada en las instalaciones de la Industria Licorera del Cauca en la búsqueda de solución a sus necesidades e inquietudes.
Las solicitudes de información sobre su gestión administrativa y social deben ser cursadas a través de la Junta Directiva o de la Administración, expresando claramente los motivos de dichas consultas.
El manejo de las diferencias que puedan presentarse en el ejercicio propio de su actividad debe enmarcarse en los conductos regulares para su efectivo trámite, teniendo en cuenta que, según la normatividad vigente, la instancia para los temas administrativos es la Junta Directiva, y que al Comité de Control social corresponde el control social que incluye como parte de sus funciones ser vocero de los asociados ante la respectiva institución, y conocer y resolver de forma objetiva y gratuita las quejas individuales relacionadas con el servicio, dentro de los términos legales establecidos. A través de la página web de FELICA, de la Gerencia y las carteleras del Fondo, se pueden encontrar los datos relativos al Comité de Control Social y los mecanismos para establecer contacto.
13. Normas sobre ética, sanciones y resolución de conflictos.
De acuerdo con los Estatutos, las diferencias que surjan entre FELICA y sus asociados o entre éstos por causa o con ocasión de las actividades propias del mismo y siempre que versen sobre derechos transigibles, se someterán inicialmente a conciliación ante centros de conciliación autorizados, acogiéndose al procedimiento y a los efectos establecidos por la ley. Si no se logra la conciliación o ésta fuere parcial, las partes quedarán en libertad de resolver las diferencias no conciliadas, acudiendo por mutuo acuerdo a los procedimientos de arbitraje y, en su defecto, a la justicia ordinaria.
El presente Reglamento fue aprobado por unanimidad en reunión ordinaria de la Junta Directiva, llevada a cabo el día 31 del mes de julio de 2010, como consta en el Acta No. ......
OSCAR ALBERTO GUZMÁN VIDAL JOSE ANTONIO BURBANO
Presidente Junta Directiva Secretario Junta Directiva
